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Gestione Documenti in Validoc

Validoc permette il salvataggio dei documenti prodotti a partire dalle stampe AS/400 ( iSeries – IBM i ) in cartelle di rete su Server, Nas/San e IFS.

L'IFS (Integrated File System) è una zona dello storage AS/400 esposta verso il mondo PC. Si tratta di un'area dei dischi dell'AS/400 accessibile da Personal Computer (Windows ma anche Linux ed altro) essendo strutturata con più tipi di File Systems (NTFS, ad esempio).
In pratica, è un area dove è possibile esportare dalle librerie AS/400 file, programmi e stream di vario tipo oppure importare archivi od altri tipi di oggetti. Parimenti, per gli utenti Windows, è possibile accedere a questa area dei dischi come fosse una Nas di rete o un disco condiviso.
Viene usata, normalmente, come area di scambio dati ed oggetti, con il mondo PC oppure, in un numero minore di casi, come File Server per la rete Windows.

Consentendo il salvataggio dei documenti in rete PC, con la costruzione automatica delle cartelle che li contengono, Validoc realizza un primo livello di archiviazione e di consultazione di questi documenti.

 

La ricerca dei documenti sfogliando le cartelle di rete oppure usando il "Cerca" di Windows, però, potrebbe risultare poco funzionale.

Meglio sarebbe disporre di uno strumento di ricerca più evoluto basato su elementi identificativi del documento.

Validoc viene incontro a questa necessità, fornendo dei programmi di ricerca e visualizzazione dei documenti offrendo, quindi, delle funzioni di base di Gestione Documentale.

Gestione Documentale
Indica l’applicazione software volta a trattare un documento, dopo che è stato creato, negli aspetti della sua conservazione e ricerca. Questa tematica include, tipicamente, applicazioni di creazione documenti, salvataggio ed indicizzazione, ricerca dei documenti, conservazione sostitutiva, workflow documentale, firma elettronica, invio elettronico o pubblicazione su web di documenti, etc..

Ad ogni salvataggio di documento Validoc registra i dati di questo salvataggio: percorso, nome file, caratteristiche del documento salvato e suoi riferimenti.

Riferimenti
I "riferimenti" sono le chiavi (tag) identificative del documento stesso. Ad esempio: numero documento, data, codice cliente o fornitore, parte della ragione sociale, etc. Questi riferimenti sono impostati in ambito AS/400 e seguono il documento nelle sue varie fasi di elaborazione. Sono disponibili sino a 10 riferimenti.
E' possibile valorizzare i riferimenti a partire da valori costanti, dal contenuto della stampa, dal contenuto di archivi AS/400 o tramite il richiamo di exit program che ritornano i valori da impostare.

Una volta completato il percorso di creazione del documento, è possibile utilizzare un programma di interrogazione che forniamo sia in ambito PC che in ambito AS/400 per svolgere delle ricerche sui documenti salvati e visualizzarli.

Qui sotto due immagini dei due programmi (PC e AS/400) di ricerca con la finestra di selezione, per la ricerca dei documenti, aperta (click sull'immagine per ingrandire):


I programmi di interrogazione permettono le ricerche "Da" "A" sui documenti. E' possibile interrogare in base al nome del documento, alla data di creazione oppure per i dieci possibili riferimenti.

I documenti, una volta individuati, possono essere visualizzati con il visualizzatore previsto di default sul PC (nel caso di PDF si tratta, in genere, dell'Adobe Reader) come mostrato nelle immagini sottostanti.



Per facilitare l'integrazione con i software gestionali viene, poi, fornita, in ambito AS/400, un'API di interrogazione. Questa API può essere richiamata da altri programmi AS/400 del gestionale e ritornare i dati del documento (riferimenti, percorso di salvataggio in rete, nome documento, etc.) oppure effettuare direttamente la visualizzazione del documento con il programma di visualizzazione di default  previsto sul PC per quel tipo di documento.

API
Le API (Application Program Interface) sono strutture informatiche (tendenzialmente programmi) che espongono parametri di ingresso e di ritorno al fine di ottenere risultati di vario tipo (ritorno di dati, visualizzazioni, elaborazioni, etc.). In altri termini, sono programmi richiamabili che permettono di ottenere risultati di vario genere costituendo una interfaccia più semplice rispetto all'accesso diretto ai dati o alle strutture a cui si riferiscono.



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