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Chiavi Ricerca per Gestione Documentale

Produrre le chiavi di ricerca dei documenti con Validoc


L’utilizzo di un software di gestione documentale, rappresenta, il più funzionale approdo dei documenti prodotti con Validoc a partire da stampe AS400.

Nella gestione documentale, tutti i documenti aziendali vengono indicizzati e raggruppati per consentirne la miglior ricerca da parte degli utenti. Per ottenere questo risultato, ad ogni documento devono essere abbinate le sue chiavi di ricerca (altresì denominati "tag" oppure "indici").

Chiavi di ricerca
Con “chiavi di ricerca” si intende in questo contesto le informazioni che vengono utilizzate per ricercare un documento nell’ambito del software di gestione documentale. Ad esempio, per ricercare una fattura, si utilizzerà la data fattura ed il numero; oppure la ragione sociale del cliente; oppure il codice cliente. Da sistema Host (AS/400) deve essere esportato il documento, corredato delle “chiavi di ricerca” stabilite, in modo che il software di gestione documentale possa incorporare il documento ed anche gli elementi (“chiavi di ricerca”) che consentano il reperimento del documento stesso.

Validoc consente di realizzare, per ogni tipologia di documento trattato, una estrazione, verso il software di gestione documentale, del documento da archiviare in formato PDF e delle sue chiavi di ricerca.

L’estrazione delle chiavi di ricerca avviene all’atto della creazione del documento PC. Le chiavi possono essere reperite con il classico approccio di Validoc e cioè prendendo i valori delle chiavi dal contenuto della stampa, da valori fissi, da file esterni o tramite la chiamata di “exit program”.

Si possono, quindi, fornire anche chiavi di ricerca che non sono presenti sul documento stesso.

La fornitura delle chiavi si può impostare in modo flessibile e dipendente dal documento. Per ogni tipologia di documento trattato è possibile fornire elenchi di chiavi diverse.

Normalmente, i prodotti di gestione documentale acquisiscono le chiavi da archivi in formato testo con caratteri separatori (anche CR+LF). E’ in questa modalità che Validoc fornisce i dati delle chiavi. E’ possibile avere archivi di chiavi differenziati per ogni documento oppure archivi unici incrementabili.

Un'alternativa per la fornitura delle chiavi è il nome del file PDF. E' possibile comporre il nome del file PDF in modo che le sue parti (separate da carattere underscore)rappresentino le chiavi stesse. Il software di gestione documentale scomporrà il nome nelle sue varie parti per reperire le chiavi.

Validoc, quindi, è aperto al colloquio con qualsiasi prodotto di gestione documentale. Record Informatica è disponibile a valutare modalità di connessione basate su strumenti diversi quali archivi di fornitura chiavi in formato XML o colloquio tramite Web Service.

XML
XML è l'acronimo di eXtensible Markup Language. Si tratta di un linguaggio simile all’HTML ma destinato a scopi diversi quali lo scambio dati tra sistemi diversi.
Web Service
il Web Service è un sistema software finalizzato a fornire servizi tramite un interfaccia standard. Nel nostro caso, il sistema documentale potrebbe esporre un web service per acquisire i documenti e le chiavi di ricerca.


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