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Fattura Elettronica B2B

    Fattura Elettronica tra privati XML

    Produzione Fatture XML (XMLFatt)

    A partire da Gennaio 2019 le aziende Italiane dovranno inviare ai loro clienti le fatture in formato elettronico e riceverle dai loro fornitori.

    Invio Fatture. 
    Si tratta di preparare, in formato XML, il flusso dei dati che usualmente appaiono nella fattura stampata su carta o preparata in formato PDF.

    Questo flusso deve essere, poi, inviato allo SDI (Sistema di Interscambio) che lo inoltra ai clienti della azienda.

    Lo SDI, oltre ad inoltrare la fattura al cliente finale, esegue dei controlli e ritorna al mittente dei messaggi di errore o di conferma invio.

    La realizzazione di questo tipo di flusso può risultare non molto agevole per via del linguaggio scelto (XML), per i numerosi campi da valorizzare, per la formattazione dei dati, per i vincoli sui campi obbligatori od opzionali e per la necessità di seguire i futuri aggiornamenti.

    Se avete la necessità di realizzare i file XML delle vostre fatture, Record Informatica può assistervi e fornirvi una procedura nativa AS400 ( iSeries – IBM i ), "XMLFatt", che permette di convertire un file sequenziale semplice a campi, nel formato XML previsto dalla normativa dell'Agenzia delle Entrate.

    I passaggi per realizzare ed inviare il flusso nel nuovo formato sono due:

    1) Predisposizione dei dati delle fatture in un file di input AS/400

    Si tratta di caricare i dati delle fatture in un archivio IBM i semplice, di tipo sequenziale multirecord, contenente le informazioni, almeno minime, necessarie alla produzione dell'XML.

    Il cliente (da solo o con il nostro supporto) deve preparare una procedura che, leggendo dagli archivi del suo database, riepiloga i dati delle fatture emesse. Anziché redigere un complesso file XML, è sufficiente popolare un semplice file sequenziale a campi di cui vi forniremo il tracciato record e tutte le informazioni per semplificare l'operazione.

    Per l’utenza delle Applicazioni Contabili Gestionali (ACG), disponiamo di una procedura già predisposta per il caricamento del file di input a partire dal database del prodotto ACG (purché, il database non abbia subito pesanti personalizzazioni) dalla versione 3.3 in avanti.

    In alternativa alla generazione del file XML a partire da un file sequenziale, potete valutare l'uso del modulo di Validoc ExtractXML che crea i file XML a partire dallo spool AS/400.

    Sono previste funzioni di controllo del contenuto del file di input in modo che l'utente possa valutare la correttezza dei dati preparati.

    XMLFatt è anche in grado di importare file XML già creati (se, ad esempio, l'azienda avesse già una procedura di creazione di file XML) e gestirne i passaggi seguenti di controllo, storicizzazione ed invio.

    2) Si esegue la procedura AS/400, da noi fornita, per la conversione in XML

    Viene eseguito il programma da noi fornito che si occupa di tutti i passaggi di conversione, ottenendo un file XML, aderente agli standard previsti dalla Agenzia delle Entrate, che viene esportato sull’IFS o spedito via FTP e salvato in archivi di storicizzazione su AS/400.

    IFS

    L'IFS (Integrated File System) è una zona dello storage AS/400 esposta verso il mondo PC. Si tratta di un'area dei dischi dell'AS/400 accessibile da Personal Computer (Windows ma anche Linux ed altro) essendo strutturata con più tipi di File Systems (NTFS, ad esempio).
    In pratica, è un area dove è possibile esportare dalle librerie AS/400 file, programmi e stream di vario tipo oppure importare archivi od altri tipi di oggetti. Parimenti, per gli utenti Windows, è possibile accedere a questa area dei dischi come fosse una Nas di rete o un disco condiviso.
    Viene usata, normalmente, come area di scambio dati ed oggetti, con il mondo PC oppure, in un numero minore di casi, come File Server per la rete Windows.
    Produrre XML (fattura elettronica allo stato) da AS/400

    FTP

    L'FTP (File Transfer Protocol) è un protocollo del TCP/IP, estremamente diffuso e standardizzato, per il trasferimento dei file tra sistemi (calcolatori) diversi.
    Produrre XML (fattura elettronica allo stato) da AS/400

    La procedura, prima della esportazione o spedizione, controlla la corretta presenza dei dati segnalando in stampa gli errori e le mancanze.

    Le fatture XML così prodotte possono essere inoltrate ad un Servizio Cloud esterno che si farà carico di Firmare, Spedire allo SDI e Conservare (FSC) le fatture ricevute.

    La procedura è bidirezionale. Oltre a creare e spedire i file XML generati, vengono importati verso l'AS/400 le risposte dello SDI.

    La ricezione delle risposte dello SDI comporta il cambio di stato della fattura emessa. Viene, quindi, segnalato che lo SDI ha dato indicazione di errori nella fattura, oppure che abbia indicato l'impossibilità a consegnare la fattura.

    Si ricorda che, nel primo caso, si deve emettere una nota di variazione interna e reinviare la fattura con le modifiche relative agli errori segnalati. Nel secondo caso, la fattura è data come emessa, ma si deve segnalare al destinatario l'impossibilità di raggiungerlo invitandolo a scaricare la fattura elettronica dal portale dell'Agenzia delle Entrate.

    Da ultimo, se lo SDI invia come risposta l'indicazione di corretta consegna, anche questa viene indicata negli archivi di XMLFatt.

    Gli utenti avranno, quindi, sempre la possibilità di valutare lo stato delle fatture emesse, verificando la situazione a video o con report di riepilogo al fine di modificare i dati di partenza e reinviare la fattura se necessario.

    Record Informatica offre un proprio Servizio Cloud per le fasi di Firma, Spedizione allo SDI e Conservazione. E', però, possibile utilizzarne altri, magari rinunciando a parte dell'automatismo. Record Informatica, comunque, è disponibile a modifiche del processo per adattarlo ad altri Servizi Cloud di altri fornitori che il cliente decidesse di utilizzare.

    Ricezione Fatture
    Dal servizio esterno, le nostre procedure ricevono non solo le risposte dello SDI, ma anche le fatture dei fornitori.

    Le fatture fornitori vengono ricevute e salvate nel database della nostra procedura e possono essere stampate e visualizzate.

    Ogni fattura ricevuta viene convertita in file sequenziale AS/400 (con lo stesso formato di quello di da cui, tramite conversione, si ottengono le fatture emesse; vedi sopra) in modo da permettere ai programmatori AS/400 di leggere il file ed avviare processi pseudo automatici di caricamento in contabilità dei dati della fattura.

    Anche per la fase di ricezione è disponibile un connettore verso il gestionale ACG per arricchire/revisionare i dati e permettere di caricarli in contabilità in modo automatizzato.

    Integrazione con software Gestionale
    La procedura XMLFatt viene fornita con un menù di funzioni utilizzabili anche da utenti finali.
    Per coloro che preferiscono integrare le nostre funzioni in propri sistemi gestionali, sono offerte API e Comandi da utilizzare per le integrazioni.

    Documenti Embedded
    La procedura prevista dallo stato permette di incapsulare documenti di vario tipo (tipicamente PDF) nella fattura XML. Questa funzione può essere utile per inviare, insieme alla fattura, altri documenti che devono arrivare al cliente nello stesso momento. La nostra procedura acquisisce file da incapsulare nell'XML da cartelle IFS AS/400 in fase di creazione e permette di estrarre dal file XML e salvare su cartelle AS/400 eventuali documenti presenti nel file XML della fattura fornitori.

    Lo strumento per Gestionali proprietari o non aggiornati.
    Coloro che non dispongono di aggiornamenti dei programmi contabili e si trovano in difficoltà a realizzare autonomamente il nuovo flusso XML, possono trovare nella nostra applicazione XMLFatt un valido aiuto ed una forte semplificazione del problema. Una procedura che non si limita alla produzione del file ma fornisce una infrastruttura di gestione completa.

    Scarica il documento di presentazione della nostra procedura, qui sotto.




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