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Integrazione Gestione Documentale ed AS/400

Usa la gestione documentale per completare ed estendere le funzioni di Validoc

Validoc offre un primo livello di salvataggio, a fini consultativi, dei documenti prodotti a partire dalle stampe AS/400 ( iSeries – System i – IBM i ).

 

Consentendo il salvataggio dei documenti in rete PC, con la costruzione automatica delle cartelle che li contengono, realizza un primo livello di archiviazione e di consultazione di questi documenti.

L’utilizzo di un software di gestione documentale, rappresenta, però, il logico e più funzionale approdo dei documenti prodotti a partire da stampe AS400.

Nella gestione documentale, i documenti vengono indicizzati e raggruppati per consentirne la miglior consultazione da parte degli utenti.

Negli ultimi anni questo genere di prodotti si è molto diffuso nelle aziende, grazie anche al chiarimento dei termini di legge per la conservazione sostitutiva che consente di liberare spazi fisici dove prima venivano archiviati i documenti che la legge imponeva di mantenere a disposizione per molti anni.

Conservazione Sostitutiva
La conservazione sostitutiva è il procedimento tramite il quale è possibile generare una copia digitale, di documenti aziendali, equivalente alla versione cartacea sia da un punto di vista legale che fiscale. La conseguenza di questo processo è la possibilità per l’azienda di eliminare la versione cartacea del documento.

Normalmente, questo genere di prodotti, nascono per archiviare i documenti “office” oppure per archiviare, dopo averli scansionati, i documenti ricevuti dai fornitori.

Risultano evidenti i vantaggi di veicolare all’interno di questa gestione anche i documenti prodotti dal sistema Host (AS/400).

Validoc consente di realizzare, per ogni tipologia di documento trattato, una estrazione, verso il software di gestione documentale, del documento da archiviare in formato PDF o Tiff e delle sue chiavi di ricerca.

Chiavi di ricerca
Con “chiavi di ricerca” si intende in questo contesto le informazioni che vengono utilizzate per ricercare un documento nell’ambito del software di gestione documentale. Ad esempio, per ricercare una fattura, si utilizzerà la data fattura ed il numero; oppure la ragione sociale del cliente; oppure il codice cliente. Da sistema Host (AS/400) deve essere esportato il documento, corredato delle “chiavi di ricerca” stabilite, in modo che il software di gestione documentale possa incorporare il documento ed anche gli elementi (“chiavi di ricerca”) che consentano il reperimento del documento stesso.

L’estrazione delle chiavi di ricerca avviene all’atto della creazione del documento PC. Le chiavi possono essere reperite con il classico approccio di Validoc e cioè prendendo i valori delle chiavi dal contenuto della stampa, da valori fissi, da file esterni o tramite la chiamata di “exit program”.

Si possono, quindi, fornire anche chiavi di ricerca che non sono presenti sul documento stesso.

La fornitura delle chiavi è impostabile in modo flessibile e dipendente dal documento. Per ogni tipologia di documento trattato è possibile fornire elenchi di chiavi diverse.

Normalmente, i prodotti di gestione documentale acquisiscono le chiavi da archivi in formato testo con caratteri separatori (anche CR+LF). E’ in questa modalità che Validoc fornisce i dati delle chiavi. E’ possibile avere archivi di chiavi differenziati per ogni documento oppure archivi unici incrementabili.

Validoc, quindi, è aperto al colloquio con qualsiasi prodotto di gestione documentale. Record Informatica è disponibile a valutare modalità di connessione basate su strumenti diversi quali archivi di fornitura chiavi in formato XML o colloquio tramite Web Service.

XML
XML è l'acronimo di eXtensible Markup Language. Si tratta di un linguaggio simile all’HTML ma destinato a scopi diversi quali lo scambio dati tra sistemi diversi.
Web Service
il Web Service è un sistema software finalizzato a fornire servizi tramite un interfaccia standard. Nel nostro caso, il sistema documentale potrebbe esporre un web service per acquisire i documenti e le chiavi di ricerca.


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