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Documentale

Documentale. Il gestionale dei documenti

La tua gestione dei documenti ha un costo elevato? Tempi lunghi, sparizioni, difficoltà a reperire i tuoi documenti?

La giusta risposta a questi problemi è un software documentale.

Lo scopo principale di un software documentale è, infatti, quello di consentire di eseguire le operazioni sui documenti in modo più economico e funzionale.


Il “Documentale” è, quindi, il software per gestire i documenti di una azienda.

Ecco il ciclo di attività del documentale:

documentale

I documenti vengono acquisiti e suddivisi automaticamente in cartelle. Per ogni acquisizione di documenti, vengono acquisite anche le “chiavi” di ricerca, cioè i dati che ti consentono di rintracciare il documento.

chiavi
Si tratta dei parametri di ricerca del documento, cioè dei valori che identificano il documento. Tipicamente, numero e data ma anche, codice del cliente/fornitore, ragione sociale, protocollo, etc.

La ricerca può anche avvenire con meccanica di tipo Full-Text.

Full-Text
Si tratta di una ricerca effettuata per una qualsiasi parola interna al dcumento. La ricerca è del tutto simile a quelle dei motori di ricerca internet, come ad esempio Google.Questo tipo di ricerca può essere effettuata su tutti i tipi di documento presenti nel documentale, sia su quelli in formato testuale, sia su quelli in formato immagine.

I documenti possono essere gestiti in modo completo e firmati digitalmente per creare, ad esempio, la “fattura elettronica”.

fattura elettronica
La “fattura elettronica” è il documento fattura emesso in forma digitale con opportuni interventi per garantire l’integrità del documento stesso. In particolare al documento viene apposta una firma elettronica ed un riferimento temporale certo che forniscono l’identità del redattore del documento ed il momento della redazione. Da non confondersi con la semplice fattura in formato PDF o con la semplice immagine derivata dalla scansione del documento stesso.

La possibilità di effettuare la “Conservazione Sostitutiva”, a norma di legge, dei documenti apre la porta alla smaterializzazione completa del documento cartaceo.

Conservazione Sostitutiva
La conservazione sostitutiva è il procedimento tramite il quale è possibile generare una copia digitale, di documenti aziendali, equivalente alla versione cartacea sia da un punto di vista legale che fiscale. La conseguenza di questo processo è la possibilità per l’azienda di eliminare la versione cartacea del documento.

Puoi gestire e regolamentare tutti i passaggi di gestione aziendale dei documenti tramite gli strumenti del “workflow” (segnalazione, condizionamento, compilazione form, etc.)

Record Informatica fornisce alle aziende questa tipologia di software e la consulenza necessaria per il miglior avviamento all’uso.



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