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    Fattura XML tra privati (B2B)

    Fattura Elettronica Business To Business.

    Da Gennaio 2019 tutte le aziende Italiane dovranno trasmettere allo stato tutte le fatture emesse verso qualsiasi tipo di ente indipendentemente che sia Pubblica amministrazione o aziende private.

    Modalità Operativa.

    Al di là delle considerazioni legate alle ragioni del provvedimento o alla logica impositiva, su cui non entreremo in merito, desideriamo soffermarci, invece, sulle modalità operative e sulle difficoltà informatiche che insorgono nella realizzazione di questo invio.

    D'ora in poi, chiameremo fattura XML B2B (Business to Business) la fattura emessa dall'azienda che non riguarda un destinatario della PA ma un'altra azienda privata.

    La fornitura delle fatture emesse dalla azienda deve avvenire in formato XML. Il formato prescelto è lo stesso della fattura verso la Pubblica amministrazione che le aziende, fornitrici dello stato, devono inviare già dal 2014.

    Prima di proseguire nella lettura, vi invitiamo a leggere questa pagina dove vengono illustrate le caratteristiche dell'invio della fattura XML alla PA. Le considerazioni esposte sono valide anche per la fattura B2B.

    Come per le fatture XML PA, anche per le fatture XML B2B le aziende dovranno dotarsi di un sistema di generazione della fattura in formato XML. Coloro che dispongono di software gestionali sotto manutenzione, dovrebbero ricevere gli aggiornamenti del caso (gratuiti o a pagamento) per poter generare questi flussi.

    Sul fronte delle attività FSC (Firma, Spedizione e Conservazione) è possibile che il fornitore del software gestionale proponga una propria soluzione. Se non viene proposta una soluzione integrata con il proprio gestionale, vi sono molti servizi esterni (cloud) già disponibili per queste funzioni.

    In alternativa, ci si può dotare di un software in locale. Valgono le considerazioni già esposte nella pagina, citata sopra, relativa all'invio della Fattura PA.

    Quando lo stato riceve la fattura in formato XML, provvede ad inoltrarla ai destinatari finali. La modalità di inoltro principale è la PEC. L'azienda emettitrice indica nel file XML l'indirizzo PEC di destinazione e lo stato provvede ad inviare la fattura XML a quell'indirizzo.

    Esiste, anche, la possibilità per le aziende di accreditarsi presso lo stato ed avviare una comunicazione di invio e di ricezione tramite canali più potenti ma più complessi da configurare (FTP, Web Services, etc.)

    Nel caso di trasmissione ad una azienda accreditata, al posto dell'indirizzo PEC si indicherà nell'XML il codice con cui lo stato ha individuato l'azienda.

    Vantaggi per le aziende fornitrici.

    Non ci sono solo cattive notizie. L'invio della fattura B2B, comporterà la cessazione della fornitura dello spesometro XML ("Dati fattura") che è particolarmente faticoso da realizzare per le aziende. L'ultimo invio di questo genere, quindi, sarà a fine Febbraio 2019.

    Vi sono anche alcuni altri piccoli "premi" che lo stato consente in virtù dell'avvio di questa procedura (eliminazione di alcuni obblighi, periodi ridotti per gli accertamenti, etc.).

    Ricezione della fattura.

    Dal punto di vista della ricezione, ogni azienda vedrà recapitarsi le fatture dei fornitori in modalità XML.

    In prima battura, questo fatto non può che essere "spiazzante". Le aziende sono abituate a ricevere una fattura stampata su carta, tramite posta standard, oppure in formato PDF via email.

    Invece, questo arrivo è più simile ad una ricezione di un flusso EDI ed in tale modo andrà trattato per avere il miglior risultato operativo.

    Nei primi tempi, probabilmente, nelle aziende si riceveranno due flussi relativi alla fattura: l'XML veicolato dallo stato nella casella PEC (o tramite canale informatico per i clienti accreditati) e la fattura nel vecchio formato inviato dal fornitore nella modalità usuale.

    Dopo un periodo iniziale, però, il fornitore potrebbe non inviare più il documento nel vecchio formato, oppure il cliente potrebbe trovare scomodo avere due documenti in formati diversi ed avviarsi verso la gestione del solo documento XML.

    In prima battuta, si potrà stampare l'XML avendo nuovamente la fattura in modalità cartacea. L'XML potrà anche essere stampato in formato PDF e salvato per consultazione od incorporato in una gestione documentale. Il percorso di controllo della fattura e caricamento in contabilità potrebbe, quindi, proseguire secondo modalità simili al passato.

    L'XML B2B però, come quello PA, è molto "verboso". Se una fattura del fornitore nella vecchia maniera occupava una pagina, la stampa dell'equivalente fattura in formato XML occuperà tre pagine utilizzando, per la visualizzazione, il foglio di stile standard fornito dalla PA. Qui, potete vedere un esempio.

    Se si vuole una gestione veramente efficiente, però, le aziende dovranno realizzare procedure informatiche di ricezione di questi file XML. Le procedure dovranno acquisire automaticamente il dato XML, scomporlo ed incorporarlo nel proprio gestionale, permettendo agli operatori della contabilità di confrontare le fatture con i DDT relativi ricevuti oppure con gli ordini effettuati (nel caso di fatture di servizi).

    Acquisendo i dati della fattura fornitore in formato elettronico si potrebbe immaginare scenari di pseudo automatismo nel controllo fattura, dove potrebbero essere confrontati i dati dei DDT ricevuti e già registrati con il dato elettronico della fattura evidenziando solo le discrepanze (pur con tutte le difficoltà del caso legate, ad esempio, alla mancanza del proprio codice prodotto nella fattura del fornitore).

    Per le fatture di servizi, dove non c'è il DDT, il confronto potrebbe essere svolto con i dati dell'ordine.

    Laddove la fattura non ha un ordine emesso o dei DDT, essa potrebbe comunque essere automaticamente caricata nel sistema gestionale in un'area temporanea, per essere poi sistemata nei dati mancanti (contropartita, centro di costo,etc.) e verificata nei contenuti (valori, condizioni di pagamento, etc.) prima di passare in contabilità senza caricamento manuale.

    Record Informatica può supportarvi in questo processo a vari livelli, dalla creazione del file XML su AS/400 all'attivazione di un sistema FSC locale od in Cloud.


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