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Inviare e-mail con la PEC   Inviare e-mail con la PEC


Vantaggi della PEC nella spedizione di documenti aziendali.

E-mail con PEC

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è uno strumento di sicuro interesse per le comunicazioni aziendali.

Possiede le qualità della lettera raccomandata postale, ad un costo sostanzialmente nullo pur mantenendo le stesse garanzie civilistiche.


Da fine Novembre 2011, al di la delle usuali proroghe, è stata reso obbligatorio, per tutte le aziende Italiane, possedere un recapito PEC.

Questo è stato sicuramente un elemento di stimolo alla valutazione sull’utilizzo di questo strumento da parte delle aziende.

Le aziende che spediscono documenti, tramite e-mail, ad enti esterni hanno, quindi, iniziato a considerare l’opportunità di inviarli tramite PEC.

Il vantaggio principale risiede nella certezza di consegna, in presenza di casella PEC anche per il destinatario (che possiamo dare per presente perchè obbligatoria per legge), che questo strumento offre al contrario della e-mail semplice che presenta qualche incertezza nella consegna, non avendo un feed-back certo.

Purtroppo, accanto ai grandi vantaggi, ci sono alcune complicazioni operative rispetto all’email tradizionale che sconsigliano, almeno allo stato attuale, un uso di massa della PEC.

La PEC, infatti, oltre a richiedere una specifica casella e-mail utilizzante protocolli di comunicazione più articolati rispetto alla classica casella di posta, presenta un traffico di dati più complesso ed una minor fruibilità, dell’email consegnata, da parte del destinatario.

Ad ogni e-mail inviata, infatti, corrisponde almeno il ritorno di una email di ricevuta di presa in carico e, in presenza della casella di PEC remota, una ricevuta di avvenuta consegna.

In fase di ricezione, poi, l’imbustamento in forma di allegato dell’e-mail di partenza (vedasi l’immagine seguente) crea una certa perplessità nel destinatario, non abituato a questa forma di presentazione.

Email con PEC in forma di allegato

Il sovraccarico nel traffico di informazioni e l’ambiguitą della presentazione all’utente finale, non sono pienamente giustificati dai vantaggi che si ottengono nell’ambito dell’applicazione di document delivery.

I documenti amministrativi aziendali (fatture, Ordine, etc.) sono comunque consegnati con accettabile qualità anche con l’e-mail ordinaria.

Si noti anche che la PEC non aiuta a ridurre i problemi dettati dai filtri antispam del destinatario o dai filtri dei firewall aziendali che, normalmente, controllano anche le caselle PEC ma risolve i problemi dei filtri dei server SMTP intermedi di Internet.

Il consiglio è, quindi, quello di utilizzare la consegna tramite PEC per contenuti significativi o per destinatari problematici.

La casistica dei contenuti significativi può essere molto ampia ma, sostanzialmente, si tratta di documenti di cui si deve avere garanzia dell’avvenuta consegna da un punto di vista legale.

Ad esempio: un ordine di lavorazione inviato ad un terzista, se non recepito, potrebbe creare un ritardo nella consegna al cliente con impatto economico in termine di penali.

Il destinatario problematico, invece, potrebbe essere un cliente che denuncia sistematicamente la mancata consegna della fattura per opportunismo o per problemi tecnici legati al suo server di posta.

L’ideale, quindi, sarebbe predisporre nel sistema di delivery dei documenti aziendali, l’opzione ad uso degli amministrativi, per selezionare l’uso dell’email tradizionale o di quella certificata.

Il software Validoc, prodotto da Record Informatica e dedicato alla stampa grafica da sistemi AS/400, produzione di documenti PDF ed invio e-mail/fax/posta, è predisposto per funzionare anche con caselle di posta PEC permettendo di differenziare gli invii tra server SMTP tradizionali e server PEC in modo dinamico per ogni singola situazione.

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