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Documentale

Conservazione Sostitutiva

Conservazione sostitutiva

Grazie alle modifiche di legge introdotte dal 2004 puoi smettere di conservare i tuoi documenti con valenza fiscale o legale in forma cartacea e liberare, così, grandi volumi di spazio nei tuoi uffici.

Infatti, perché archiviare tutto digitalmente se poi devi comunque tenere anche la carta? Questa domanda, frenava la diffusione del software documentale. Ma oggi, non è più così.

La nuova normativa offre un percorso sicuro, efficace, ma soprattutto a “norma di legge”, che consente di sostituire il documento cartaceo con un documento in formato elettronico che, sia da un punto di vista legale che civile, diviene il documento originale sostituendo l'equivalente documento cartaceo.

Il documento in formato elettronico è una copia digitale del documento cartaceo, la cui impronta deve essere firmata digitalmente e deve essere marcata temporalmente con l’uso di una marca temporale.

impronta
È una sequenza di bit che consente di identificare univocamente il documento.
firmata digitalmente
I documenti vengono firmati digitalmente tramite l’apposizione della “Firma Digitale”, la firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica che consente di verificare la provenienza e l’integrità di un documento.
marca temporale
È un’evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale, ovvero la data e l’ora associate al documento.

Il principale vantaggio che ottieni dalla conservazione sostitutiva è l’eliminazione dei costi relativi allo spazio, spesso consistente, occupato dai documenti che eri costretto, per legge, a conservare. Inoltre con la conservazione sostitutiva riduci il rischio di danneggiamento dei tuoi documenti.

Il punto finale del processo di conservazione è la produzione di CD/DVD in cui vengono inseriti i documenti insieme ad un file Evidenza che verrà firmato digitalmente e marcato temporalmente. Sul CD/DVD viene inserito anche un programma che consente di eseguire ricerche dei documenti salvati rendendo così molto più efficiente l’accesso ai documenti nel caso di ispezioni fiscali.

file Evidenza
È l’impronta di uno o piů documenti che consente di verificare se un documento corrisponde al documento conservato a norma di legge.

I CD/DVD devono essere conservati in un luogo idoneo e devono essere realizzati in più copie. Al termine del processo di conservazione puoi finalmente eliminare tutte le copie cartacee.



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