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Documentale

Acquisizione Documenti

Acquisizione Documenti

Il software documentale può acquisire i documenti da più fonti; le principali sono: il software gestionale, la scansione di documenti cartacei ed i documenti office.

Il software gestionale crea documenti quali fatture,conferme d’ordine, cedolini, ordini a fornitore, solleciti, etc..
Il documento più importante è la fattura emessa che, tra i vari documenti, è quello il cui trattamento ha il costo maggiore.


Nel documentale devi caricare il documento nella sua forma completa e, cioè, non solo lo spool prodotto dal sistema gestionale ma anche la sua componente grafica. Deve quindi essere un documento uguale a quello stampato perché sia ben usabile.

spool
Nell’uso corrente si identifica con “spool” la stampa prodotta dal sistema host da inviare ad una stampante. Frequentemente lo spool non possiede la componente grafica perché inviato su moduli tipografici prestampati.
uguale
Questa specificazione può apparire incomprensibile a chi possiede un gestionale operante in rete PC, dove è abbastanza naturale che l’output cartaceo sia corredato di grafica (logo aziendale, linee, cornici, etc.). In questo contesto, lo spool è già grafico. Molti gestionali per piattaforme AS/400, Unix o mainframe, invece, emettono uno spoolpuramente testuale a cui, tramite componenti di terze parti, si deve aggiungere la grafica per ottenere il documento finale vero e proprio.

I documenti prodotti dal tuo gestionale sono quelli più semplici da inserire nel documentale. Le loro chiavi di ricerca vengono, infatti, create dal gestionale stesso senza particolare difficoltà.

create
La generazione di queste chiavi può avvenire in vari modi. Se l’azienda dispone di un software di terze parti per la produzione delle stampe in formato grafico, è probabile che questo software possa produrre, oltre alle stampe grafiche, anche la stampa in formato PDF e le chiavi di ricerca di questo documento creato (vedere al riguardo il software Validoc di Record Informatica http://www.recordinformatica.it/it/integrazione-as400-gestione-documentale.htm ). Altrimenti, sarà compito del programmatore dell’azienda fornire l’esportazione delle chiavi di ricerca.

I documenti cartacei, tipicamente spediti dai fornitori, sono la seconda fonte di acquisizione per il documentale.
Si tratta di fatture, bollette, conferme d’ordine, etc. inviate da fornitori ma anche di ordini giunti dai clienti.
Per poterli caricare nel documentale, devi effettuare la scansione del documento cartaceo ed indicare le sue chiavi di ricerca.
L’indicazione delle chiavi di ricerca è il problema principale dell’acquisizione di questa tipologia di documenti. Infatti, la scansione produce solo un immagine del documento ma non fornisce indicazioni sugli identificativi del documento (numero, data, codice fornitore, etc.). Per il caricamento di questi ultimi hai a disposizione più possibilità: puoi introdurli tramite indicazione manuale, con lettura OCR di aree del documento o sfruttando la fase di registrazione contabile dei documenti.

indicazione manuale
Con “indicazione manuale”, si intende proprio la scrittura, in appositi campi, dei dati identificativi del documento da parte di un operatore che esamina l’immagine del documento acquisito con scanner e compila i campi delle chiavi di ricerca. E’ evidente che questo processo può essere utilizzato solo per volumi modesti di documenti.
lettura OCR
L’interpretazione OCR (Optical Character Recognition) di una immagine consente di estrarre gli eventuali caratteri presenti nell’immagine stessa. Siccome, però, l’OCR è una tecnologia ancora parziale nella qualità dei risultati, l’ideale sarebbe eseguire l’OCR su un codice a barre. In genere, però, la presenza, sul documento di un fornitore, di codici a barre contenenti i dati identificativi del documento è molto rara.
registrazione contabile
Un metodo misto tra l’indicazione manuale e l’interpretazione OCR è quello di sfruttare la registrazione contabile dei documenti fornitori (almeno per i documenti con valenza fiscale). Per ogni registrazione contabile del documento il gestionale dovrà, con opportune modifiche, stampare una etichetta con un codice a barre contenente i dati identificativi del documento. L’etichetta verrà apposta in una zona specifica del documento che verrà in seguito scansionato. La lettura OCR del barcode presente sull’etichetta fornirà le chiavi di ricerca del documento.

I documenti office, prodotti da applicativi quali Word, Excel, Outlook, possono essere inseriti nel documentale sia come immagine PDF del documento sia come file di tipo .doc, .xls, etc. All’atto del caricamento nel documentale del documento office o del file PDF, verrà chiesto di indicare la famiglia del documento e le sue chiavi di ricerca.

 



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